Privacy policy

for job applicants

PRIVACY POLICY
for job applicants pursuant to Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 (1,2)

This Privacy Policy describes the methods of processing personal data of the subjects involved in the selection processes or who apply spontaneously (“candidates” or “interested”) through the website of Diatech Pharmacogenetics s.r.l. (hereinafter only “Diatech” or “Company” or “Data Controller”) accessible at the following address: https://www.diatechpharmacogenetics.com/en or voluntarily provided outside the company website.

In this Policy the term “personal data” means any piece of information that can identify a person, either as a single data subject or together with other data, such as name, surname, telephone number, e-mail address, information on respective studies and other personal information made available by sending a curriculum vitae and/or completing the “Personal Selection Questionnaire”.

This Privacy Policy does not apply to third party practices over which Diatech has no control, such as, but not limited to, third party websites, services and applications to which the user of the “Work with us” website  (https://www.diatechpharmacogenetics.com/en/work-with-us/) can choose to access through the Diatech website.

This policy therefore updates and replaces any previous versions issued to date.

 

  1. DATA CONTROLLER AND DATA PROTECTION OFFICER

The Data controller of your data is Diatech Pharmacogenetics s.r.l., with registered office in Via Ignazio Silone, 1/b – 60035 Jesi (AN), which determines the purposes and methods of processing in full compliance with current legislation on the protection of personal data.

The Data Controller can be contacted by e-mail at legale@diatechcompany.com or by sending the communication to the address of the company headquarters.

Data Protection Officer – DPO

If you need any further information regarding your rights, please contact the DPO Protection Trade s.r.l., having its registered office at Itri (LT), Via Giorgio Morandi, 22, Italy, in the person of lawyer Patrizio La Rocca, contactable at the following address: dpo_diatechpgx@protectiontrade.it.

  1. SCOPE OF THE INFORMATION ON THE PROTECTION OF PERSONAL DATA
  • Data provided voluntarily by the data subject “off-line” (outside the company website)

Personal data and / or curriculum vitae sent by the person concerned by mail, e-mail or delivered directly to the headquarters, exclusively for selection purposes or self-application for employment.

Voluntary submission of personal data associated with the presentation of your curriculum vitae, in cases where the user is interested in participating in one of the open selections for hiring new staff on the page “Work with us”. The processing of such data is solely constrained to the selection process.

  • “Data provided offline or acquired online for any future selections“.

In the event that the selection for which you have applied is unsuccessful or if there are no selections in line with your profile, your personal data will be stored, within the limits of the data retention period indicated below, for any future selections related to professional positions in line with your CV.

Whatever the manner in which the data have been collected, their processing is always in compliance with the principles of lawfulness, fairness, transparency, relevance and not excess, in compliance with the purposes indicated above, to the extent that the collection is strictly necessary for treatment.

Specific data (for example those regarding “protected categories” (Law No. 68/99)) are not required but in the event that they are indicated in the curriculum, the Data Controller processes only the data relevant for the valutation of professional aptitude, to the extent that the processing of such data is strictly indispensable for the proper establishment of the employment relationship.

  1. LEGAL BASIS FOR PROCESSING

The personal data are processed because necessary for the performance of a contract to which the data subject is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract (Article 6, par. 1, lett. b) of the Regulation (EU) 2016/679.

Specific data (for example those regarding “protected categories” (Law No. 68/99) that may be voluntarily inserted by Interested party in the curriculum are processed only if and to the extent that at least one of the following applies:

  • processing is necessary for the performance of a contract to which the data subject is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract;
  • Pursuant to Article 9, par. 2 lett. b) of the Reg. (EU) 2016/679 (“processing is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising specific rights of the controller or of the data subject in the field of employment and social security and social protection law in so far as it is authorised by Union or Member State law or a collective agreement pursuant to Member State law providing for appropriate safeguards for the fundamental rights and the interests of the data subject”) and to Article 88 (“Processing in the context of employment”)
  • Pursuant to Article 9, par. 4 of of the Reg. (EU) 2016/679, the observance of the “Prescriptions relative to the treatment of specific data in the labour relations” (Provv. 146 of 2019, Annex 1, par.1)” or of the rules of deontology according to art. 2 quater of the Privacy Code.

In the event of retention of your personal Data for any future selections in line with Your CV, the data processing will take place based on your consent which you will be asked to give after 12 months from the provision of data, using the email address you indicated during the application.

  1. NATURE OF THE CONFERMENT

The conferment of personal data is optional but your refusal implies the objective impossibility for the Data Controller to acquire and manage the job application.

  1. METHODS OF DATA HANDLING

The processing of data will be carried out in both digital and analog forms, using methods and tools designed to guarantee maximum security and confidentiality.

In case of submission of applications via the form accessible from the Company’s website, the provision of data marked with an asterisk (*) is required in order to send your application.

Although the conferment of personal data is optional, the refusal implies the objective impossibility for the Data Controller to consider and evalue you job application.

  1. DATA RETENTION PERIOD

The data collected for personnel selection purposes will be stored in our databases for the period necessary for the evaluation and in any case less than 12 months, except with your consent to an additional period of 12 months for the purpose “Data provided offline or acquired online for any future selections“.

At the end of this period, your personal data will either be destroyed or anonymized.

  1. PEOPLE AUTHORISED TO HANDLE, RESPONSIBLE FOR AND COMMUNICATE THE DATA

The handling of the collected data is carried out by Company staff identified and authorized for this purpose according to specific instructions given in compliance with current regulations.

The data collected, if it is necessary or key for the performance of the purposes indicated above, may also be processed by third parties appointed as external data processors, or, depending on the case, communicated to the third parties as independent data controllers, and precisely:

  • companies that are part of our corporate group;
  • persons, companies, associations or professional firms if necessary for the purpose (for example: technicians for the operation and maintenance of computer systems);
  • Judicial authorities or control bodies, and those who are required to communicate by law. These subjects will process the data as independent data controllers.

In any case, personal data will never be disclosed.

  1. DATA SECURITY

Diatech Pharmacogenetics has adopted specific physical, electronic and organizational measures in order to guarantee the security of personal data in its archives, in particular to prevent unauthorized access to its information systems, as well as to prevent the loss, alteration or unauthorized forwarding of data to third parties.

  1. RIGHTS OF THE DATA SUBJECT

The Interested Party has the right to excercise the rights granted by the (EU) Reg. 2016/679.

In particular, You have the right to:

  1. Obtain the confirmation that your personal data are being processed;
  2. Access to your personal data, obtaining the indication of purposes and methods of the treatment by the Data Controller, the categories of personal information concerned, the categories of recipients to whom your personal information may be disclosed, the envisaged period for the retention of your personal information, obtain the confirmation of the existence of automated decision-making, including profiling and, in these circumstances, receive the information about the logic applied in case of treatment carried out with the aid of electronic instruments, the importance and the possible consequences for the Interested party, if not defined in the text of this policy;
  3. Obtain the rectification or integration of your personal data, if inaccurate, incomplete or outdated;
  4. Restrict or object the processing of personal data, when permitted by the applicable laws;
  5. In cases provided by law, obtain the cancellation of personal data that are not strictly required for the pursuit of the above-mentioned purposes;
  6. Withdraw consent, if given;
  7. Request a copy of your Personal Data in electronic format so that you can transmit the data to third parties;
  8. Not be subject to a decision solely based on automated processing, including profiling, having legal effects that affect you or have a significant impact on you;
  9. Get alerted if your data have been seriously compromised.

If it deems it appropriate, the Interested Party has the right to lodge a complaint with a supervisory authority.

The Data Controller to turn to for the exercise of the rights is Diatech Pharmacogenetics s.r.l. contactable at the following addresses:

  1. e-mail legale@diatechcompany.com
  2. Letter with confirmation of receipt to: Via Ignazio Silone, 1/b – 60035 Jesi (AN), Italy

It is recommended to indicate any information necessary to handle your request.

  1. AMENDMENT TO THIS PRIVACY POLICY

Diatech Pharmacogenetics reserves the right to change this Privacy Policy by notifying you of changes in the document no less than 30 (thirty) working days before the effective date of the updated. The notice may also be published on the Company’s website (https://www.diatechpharmacogenetics.com/en/).

Last updated: 18th of March 2024

Reason for revision:

  • Integration of any processing of data relating to personnel selection;
  • Integration of any processing of specific data;
  • modification to legal basis;
  • modification to data retention period

Previous update: 15th October 2018

Reason for revision: The publication of DPO informations pursuant to Article 37 (par. 7) of Regulation (EU) n. 2016/679

Notes:

(1)           Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation)

(2)           Legislative Decree no. 196 of 30 June 2003 and subsequent modifications – CODE IN PROTECTION OF PERSONAL DATA

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

 dei candidati a posizioni lavorative ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (1,2)

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali dei soggetti che partecipano ai processi di selezione o che si candidano autonomamente (“candidati” o “interessati”) tramite il sito web di Diatech Pharmacogenetics s.r.l. (d’ora in poi anche solo “Diatech” o “Società” o “Titolare”) accessibile per via telematica al seguente indirizzo: https://www.diatechpharmacogenetics.com/ oppure forniti volontariamente al di fuori del sito web aziendale.

In questa Informativa con il termine “dati personali” si intende qualsiasi dato in grado di identificare un soggetto, sia come dato singolo sia congiuntamente ad altri dati, del tipo nome, cognome, indirizzo, recapito telefonico, indirizzo di posta elettronica, informazioni sugli studi ed altre informazioni personali rese disponibili tramite l’invio di un curriculum vitae e/o compilazione del “Questionario selezione personale”.

Questa Informativa sulla tutela dei dati personali non si applica alle prassi di terzi su cui Diatech non ha alcun controllo, come ad esempio, a titolo meramente esemplificativo, siti Web, servizi e applicazioni di terzi a cui l’utente della pagina Web “Lavora con noi”  (https://www.diatechpharmacogenetics.com/lavora-con-noi/) può scegliere di accedere attraverso il sito Web di Diatech.

Tale informativa aggiorna e sostituisce le precedenti versioni rilasciate dal Titolare.

 

  1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Il Titolare del trattamento dei Suoi dati è la Diatech Pharmacogenetics s.r.l., con sede legale in Via Ignazio Silone, 1/b – 60035 Jesi (AN), che determina le finalità e le modalità del trattamento nel pieno rispetto della normativa vigente sulla protezione dei dati personali.

Il Titolare del trattamento può essere contattato tramite e-mail all’indirizzo legale@diatechcompany.com oppure inviando la comunicazione all’indirizzo della sede aziendale.

Responsabile della protezione dei dati personali (Data Protection Officer – DPO)

Per qualunque informazione relativa al trattamento dei Suoi dati personali e all’esercizio dei Suoi diritti può contattare il Responsabile della Protezione dei Dati – RPD (Data Protection Officer – DPO) Protection Trade s.r.l., con sede legale in Via Giorgio Morandi, 22, Itri (LT), individuando nella persona dell’Avv. Patrizio La Rocca la funzione del contatto principale e inviando una comunicazione all’indirizzo e-mail: dpo_diatechpgx@protectiontrade.it

  1. DATI TRATTATI E FINALITÀ
  • Dati forniti volontariamente dall’interessato “off-line” (al di fuori del sito web aziendale)

Dati personali e/o curriculum vitae inviati dall’interessato per posta, tramite e-mail oppure consegnati direttamente in sede, esclusivamente per finalità di selezione oppure autocandidatura per l’assunzione.

Sottomissione volontaria di dati personali associata alla presentazione del proprio curriculum vitae, nei casi in cui l’utente è interessato a partecipare ad una delle selezioni aperte per l’assunzione di nuovo personale nella pagina “Lavora con noi”. Il trattamento di tali dati è vincolato per finalità di selezione.

  • Dati forniti off-line o acquisiti on-line per eventuali future selezioni

Nel caso in cui la selezione per cui Lei si è candiato abbia esito negativo o nel caso in cui non ci siano selezioni in corso in linea con il Suo profilo, i Suoi dati verranno conservati, nei limiti temporali appresso indicati, per eventuali future selezioni relative a posizioni professionali in linea con il suo CV.

Qualunque sia la modalità in cui i dati sono stati raccolti, il loro trattamento avviene sempre nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, pertinenza e non eccedenza, nel rispetto delle finalità sopra indicate, raccogliendoli nella misura strettamente necessaria per il trattamento.

Dati particolari ex art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679: non sono richiesti ma nel caso in cui nel CV siano presenti dati particolari (come ad esempio quelli idonei a rivelare l’appartenenza a categorie protette), il Titolare tratta i soli dati rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale, nei limiti in cui il trattamento di tali dati sia strettamente indispensabile ai fini della corretta instaurazione del rapporto di lavoro.

3. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati in quanto necessari per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6 par. 1 lett b) del Regolamento (UE) 2016/679.

I dati particolari (come ad esempio quelli idonei a rivelare l’appartenenza a categorie protette) eventualmente presenti all’interno del CV perché inseriti spontaneamente dal candidato, sono trattati sulla base delle seguenti basi giuridiche:

  • esecuzione di un contratto in cui l’interessato è parte o di misure pre-contrattuali;
  • ai sensi dell’art. 9 paragrafo 2 lett. b) (“il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell’Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato”) e dell’art. 88 del Regolamento (UE) 2016/679 (“Trattamento dei dati nell’ambito dei rapporti di lavoro”);
  • ai sensi dell’art. 9 paragrafo 4 del Regolamento (UE) 2016/679, l’osservanza delle “Prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati nei rapporti di lavoro (Provv. 146 del 2019, All.1, par.1)” ovvero delle regole di deontologia ai sensi dell’art. 2 quater del Codice privacy.

In caso di conservazione dei Suoi dati per eventuali future selezioni relative a posizioni professionali in linea con il Suo profilo, il trattamento avverrà sulla base del suo consenso che Le sarà chiesto di prestare decorsi 12 mesi dal conferimento dei dati, utilizzando l’indirizzo di posta elettronica da Lei indicato in fase di candidatura.

4. NATURA DEL CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati è facoltativo ma la mancata comunicazione dei dati determina l’impossibilità per il Titolare di acquisire e gestire la candidatura.

5. MODALITÀ DI TRATTAMENTO

Il trattamento sarà svolto in forma digitale e/o analogica, con modalità e strumenti volti a garantire la massima sicurezza e riservatezza.

Nel caso di sottomissione di candidature tramite il form accessibile dal sito web della Società, è richiesto il conferimento dei dati contrassegnati da un asterisco (*) al fine di procedere all’invio della propria candidatura.

Pur essendo il conferimento dei dati personali facoltativo, la mancata comunicazione di tali dati determina l’impossibilità per il Titolare di considerare e quindi valutare la Sua candidatura.

  1. TEMPO DI CONSERVAZIONE

I dati raccolti per finalità di selezione del personale verranno inseriti nelle nostre banche dati e conservati per tutto il periodo necessario alla valutazione e comunque per un periodo massimo di 12 mesi, salvo il Suo consenso ad un periodo aggiuntivo di 12 mesi per la finalità “Dati forniti off-line o acquisiti on-line per eventuali future selezioni”.

Decorso tale periodo, i Suoi dati personali saranno distrutti o anonimizzati.

7. SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO, RESPONSABILI E COMUNICAZIONE DEI DATI

Il trattamento dei dati raccolti è effettuato da personale interno alla Società a tal fine individuato ed autorizzato al trattamento secondo specifiche istruzioni impartite nel rispetto della normativa vigente.

I dati raccolti, qualora sia necessario o strumentale per l’esecuzione delle finalità indicate sopra, potranno essere trattati anche da terzi nominati Responsabili esterni del trattamento, oppure, a seconda dei casi, comunicati agli stessi quali autonomi Titolari, e precisamente:

  • società facenti parte del gruppo societario;
  • persone, società, associazioni, enti o studi professionali se necessario per le finalità indicate (es. consulenza, gestione e manutenzione dei sistemi informatici ecc.)
  • Autorità giudiziarie od organismi di controllo nonché quei soggetti ai quali la comunicazione è obbligatoria per legge. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi Titolari del trattamento.

In ogni caso, i dati personali non saranno mai diffusi. 

8. SICUREZZA DEI DATI

Diatech ha adottato misure fisiche, elettroniche ed organizzative specifiche al fine di garantire la sicurezza dei dati personali presenti nei propri archivi, in particolare per impedire gli accessi non autorizzati ai propri sistemi informatici, oltre che per evitare la perdita, la modifica o l’inoltro non autorizzato di dati a terzi.

9. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato può in ogni momento esercitare i diritti contemplati dal Regolamento (UE) 2016/679.

In particolare è Suo diritto:

  1. chiedere la conferma di un trattamento in corso di dati che La riguardano;
  2. accedere ai Suoi dati personali, ottenendo evidenza delle finalità perseguite da parte del Titolare, delle categorie di dati personali trattati, dei destinatari a cui gli stessi possono essere comunicati, del periodo di conservazione applicabile, dell’esistenza di processi decisionali automatizzati compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze possibili per l’interessato, ove non già indicato nel testo di questa Informativa;
  3. ottenere senza ritardo la rettifica dei Suoi dati personali qualora inesatti, incompleti o obsoleti;
  4. ottenere la limitazione del trattamento dei Suoi dati o opporsi allo stesso, quando ammesso in base alle previsioni di legge applicabile al caso specifico;
  5. ottenere, nei casi previsti dalla legge, la cancellazione dei Suoi dati personali non strettamente necessari al perseguimento delle finalità sopra menzionate;
  6. revocare il consenso in ogni momento, ove applicabile;
  7. ricevere i dati personali forniti al Titolare in un formato strutturato e di uso comune e di trasmetterli a diverso Titolare;
  8. non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che La riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla Sua persona;
  9. ricevere comunicazione nel caso in cui i Suoi dati abbiano subito una grave violazione.

Ove lo ritenga opportuno, l’interessato potrà proporre reclamo all’Autorità di controllo.

Il Titolare del trattamento al quale dovrà rivolgersi per l’esercizio di tali diritti è Diatech Pharmacogenetics s.r.l., che può contattare tramite una delle seguenti modalità:

  1. comunicazione all’indirizzo e-mail legale@diatechcompany.com
  2. lettera indirizzata alla rispettiva sede: Via Ignazio Silone, 1/b – 60035 Jesi (AN)

Nel contattarci, si accerti di indicare chiaramente ogni Suo dato necessario a gestire correttamente la Sua richiesta.

10. MODIFICA ALLA PRESENTE INFORMATIVA SULLA PRIVACY

Diatech si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy, dando comunicazione delle modifiche materiali apportate non meno di 30 (trenta) giorni lavorativi prima dell’effettiva entrata in vigore del documento aggiornato. L’avviso potrà avvenire anche tramite pubblicazione sul sito web della Società (http://www.diatechpharmacogenetics.com ).

Ultimo aggiornamento: 18 Marzo 2024

Motivo della revisione:

  • inserimento ulteriore eventuale trattamento dati per future selezioni;
  • inserimento previsione trattamento dati di particolari categorie;
  • modifica basi giuridiche;
  • modifica periodo di conservazione.

Precedente aggiornamento: 15 Ottobre 2018

Motivo della precedente revisione: publicazione dei dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati – RPD (Data Protection Officer – DPO) ai sensi dell’Art. 37 (p.to 7) del Regolamento (UE) 2016/679

Note:

(1) Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 Aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)

(2) Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e successive modifiche legislative – CODICE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

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